陕西茯茶文化博物馆后勤采买制度
第一章:总则
为加强对博物馆办公用品采购的监督管理,规范博物馆采购业务流程,防范采购业务风险,控制采购支出,保证博物馆正常经营活动,降低采购成本和付款风险,特制定本制度。
第二章:物资采购具体内容
一、本制度所指采购物料具体指:
日常办公用品、耗材:笔、打印纸、笔记本等。
办公设备及交通工具:电脑、打印机、复印机、扫描仪、硬盘、汽车等。
大型设备:所有生产经营用的机器、设备等。
办公家具:桌椅、文件柜、保险柜等。
接待用品:水果、烟酒、礼品等。
二、本制度所需招标的支出具体指:
大设备支出。
工程项目支出。
房屋建筑物支出。
第三章:采购业务原则
一、采购业务原则
1、博物馆物资采购应坚持比质、比价、比服务的原则,确保后勤物资的采购质优价廉,满足博物馆正常运转需求,降低经营成本。
2、凡博物馆办公用品、办公设备的采购必须做到有计划,博物馆各使用部门负责提供采购信息及编制物品需求计划,提交行政部汇总,经行政部,申请部门、博物馆馆长审批后,安排行政后勤进行采购。物品的采购由相关领导批准后,方可进行采购。所提交的采购计划要与仓库物资进行核对,做到保证正常需求的前提下,防止超额储备。监督管理人员要经常不断地深入实际做好调研工作,发现问题,及时汇报,及时纠正。
3、供应商的.选择应遵循三家报价的原则,如为单一的供应商或独家供应商,采购部门必须加以说明和解释;
4.为了节约采购成本和提高采购效率,一般采购业务应尽量采用集中采购的方式统一采购,寻找供应商并签订年度供应协议,减少紧急采购;
5、年度供应协议每年由采购部门和使用部门共同评估,总经理(馆长)批复后,决定是否更换供应商;
6、各类采购严格执行预算审批额度,超过预算或有特殊情况的需执行追加预算程序。
第四章、采购流程
一、物资采购流程
1、采购申请
1.1博物馆各部门所需物品均由各使用部门提交采购
申请,物品请购需填写《物资请购审批表》。
1.2使用部门应尽量提前提出采购申请,给予采购部门足够的采购时间,采购部门应在合理的采购时间内及时完成采购任务。
1.3使用部门按照采购流程完成采购申请的相关审批
后传递至行政后勤部。
2.选择供应商并订购
行政后勤部应对所需物品选择至少三家供应商,对采购物品询价对比,提交馆长审批,确定供应商后签订当年供应合同。
2.1行政后勤部接到请购单后,应对采购申请进行严格审核,确定采购的品种、规格和数量,遵循定点采购原则,无定点采购原则的物品遵循“三家比价”选择供应商进行采购;
2.2采购人员除特别授权外只能按批准的品种、规格数量进行采购、不得擅自改变采购内容;
2.3采购物资出现质量问题或需要维护时,采购人员需及时配合相关部门与供应商联系。
3.验收
3.1采购货物到达后,仓管员应立即根据物资申购单与货进行认真核对,根据验收结果填写外购入库单,除一份自留以外,其余传递至行政部、财务部,分别登记建立台账,验收时,如出现于采购申请不符的,应如实做出相应记录,并填写书面报告报至行政部,及时补充或更换。
3.2仓管人员需当场与相关人员交接和验收,并记录相应的验收记录,需要专业部门进行验收的,入库单上需要专业人员验收签字。
4.付款
行政部每月定期向财务部提交需支付的采购费用申请。财务部在收到采购部递交的有关文档时,必须及时做好以下审核工作:
4.1检查所有表单是否填写完整,是否经适当审批;
4.2审核需要三家报价的采购项目是否有三家报价,有关证明文件是否有效、选择供应商的理由是否合理;
4.3是否签订并存档采购合同。
4.4若发生退货情况,采购人员需及时与财务进行沟通,并负责款项的讨回事宜。
第五章:申请付款基本流程
采购人员填写《付款申请单》
部门负责人审批
相关使用部门负责人审批
财务负责人审核
馆长(总经理)审批
会计审核合同付款及发票情况
出纳付款会计入账
第六章:附则
固定资产(2000及2000以上)
物资(2000以下
固定资产请购审批表
年月日
付款申请单日期:年月日
资产购置比价表
年月日
注:需要走招标程序采购报至总公司由公司统一安排挂网招标,具体流程按照总公司要求执行。
