一、信头与第一段
右上角是你的回信地址，如果你有专用的信纸，信头处有你的姓名地址等，这个部分就可省略。放在左边的是对方的姓名、职称、地址及发信日期。请注意：应避免使用To whom it may concern或是Dear Sir之类的空洞字眼。如果广告上没有注明，不知该和什么对象联络，可打电话去询问，效果会比用Dear Sir好得多。
其次，称谓（Salutation）后面要用冒号（Dear Mr. Smith:）（这是正式的用法，近年来有允许使用逗点的倾向）。第一段的内容通常是叙述一下你如何得知这个工作消息，以及你打算应征的是哪一项职位。
二、信的主体
信的主体中先简述自己学经历中与应征工作最相关的部分。细节在简历里都已陈述，此处无需重复。如果你目前已有份工作，可能得叙述一下为什么你觉得需要换工作，范文中所描述的`原因是想要承担更多责任和迎接更大的挑战。同时要说明对方的公司为什么吸引你，也别忘了从对方公司的角度着想，说明你能为对方做出什么贡献。
三、信的结尾
信尾的部分有三项重点。第一是礼貌上要谢谢对方。第二，要告诉对方你的下一步行动：是静候通知，还是要打电话询问？电话询问是什么时候要打？第三，提醒对方信中还有什么附件。这就是一份完整的说明信与简历。
